Руководство пользователя портала контрагента ООО «БСС»

 

Содержание

 

1    Термины, определения и сокращения. 3

2    Введение. 3

3    Начало работы.. 5

3.1   Доступ к ресурсу. 5

3.2   Подтверждение регистрации. 10

3.3   Авторизация. 12

3.4   Выход из учетной записи. 13

3.5   Восстановление пароля. 14

4    Мой профиль – Мои данные. 17

4.1   Изменение электронной почты клиента. 18

5    Ответственные лица. 19

5.1   Создание ответственного. 20

5.2   Редактирование ответственного. 22

5.3   Удаление ответственного. 25

6    Точки продаж.. 25

6.1   Подключение точек продаж.. 25

6.2   Активность точек продаж.. 29

6.3   Настройка списка точек продаж.. 31

6.4   Изменение ответственного за точку. 33

7    Онлайн заказ. 34

7.1   Статусы заказов. 35

7.2   Архив заказов. 35

7.3   Создание заказа. 39

7.4   Отправка заказа поставщику. 52

7.5   Удаление заказа. 54

7.6   Отказанные позиции. 55

8    Накладные. 56

8.1   Настройка списка накладных. 58

8.2   Создание рекламации. 59

9    Рекламации. 66

9.1   Статусы рекламаций. 69

9.2   Настройка списка рекламаций. 71

9.3   Редактирование рекламации. 74

9.4   Отправка рекламации поставщику. 77

9.5   Уведомление по рекламации. 80

9.6   Результаты рассмотрения рекламации. 82

10 Настройка ярлыка на рабочем столе. 84

 

1        Термины, определения и сокращения

ЛК – Личный кабинет контрагента ООО «БСС».

Компания — ООО «БСС».

Портал (Портал контрагента ООО «БСС») – информационный ресурс, реализованный в виде web-сервиса для оптимизации процессов взаимодействия компании с контрагентами.

Пользователь — лицо или организация, которое использует действующий портал.

Учетная запись — совокупность данных о пользователе, необходимая для его опознавания (аутентификации) и предоставления доступа к его личным данным и настройкам.

Точка продаж — физическое место поставки товара.

Товарная накладная (накладная) –  документ продажи, оформленный между Компанией и Пользователем.

Рекламация – претензия от Пользователя к Компании по определенной накладной (документу продажи).

2        Введение

Портал размещен в сети Интернет по адресу https://client.bsspharm.ru/ и совместим со всеми с интернет браузерами. Портал предоставляет доступ контрагентам компании в личный кабинет.

Функциональные возможности портала

В личном кабинете клиента доступны следующие возможности:

-     подключение к порталу точек продаж контрагента;

-     создание учетных записей для сотрудников контрагента с разделением прав доступа;

-     оформление онлайн заказа товаров на подключенные точки продаж;

-     получение статусов оформленных заказов;

-     просмотр накладных;

-     оформление рекламаций на основании накладных;

-     получение статусов рассмотрения рекламаций.

*Функциональные возможности личного кабинета в дальнейшем будут расширены.

Классификация пользователей

На портале предусмотрено 2 типа пользователей:

Клиент – учетная запись контрагента. Клиент регистрируется в системе самостоятельно, подключает к порталу точки продаж и создает/изменяет ответственных лиц. Клиент может оформить заказ на любую из своих точек продаж, просматривать накладные и оформлять рекламации по всем своим точкам продаж.

Ответственное лицо – учетная запись сотрудника контрагента. Ответственное лицо регистрируется/изменяется на портале клиентом, устанавливается ответственным за определенные точки продаж также клиентом. Ответственному лицу доступно оформление заказов и рекламаций, просмотр накладных только на те точки продаж, у которых пользователь указан ответственным.

Функциональные блоки

При авторизации на портале, в зависимости от типа пользователя, предоставляется доступ к функциональным блокам. Описание блоков приведено в таблице 2.1.

Таблица 2.1 — Описание функциональных блоков портала

Структура портала

На рисунке 2.1 представлена структура Портала контрагента ООО «БСС».

 

Рисунок 2.1 — Структура Портала контрагента ООО «БСС»

3        Начало работы

3.1              Доступ к ресурсу

Для доступа к Порталу необходимо в Интернет-браузере перейти по ссылке https://client.bsspharm.ru/ - по умолчанию будет отображена главная страница портала – авторизация, показанная на рисунке 3.1.1.

Рисунок 3.1.1 — Страница авторизации на портале

ВНИМАНИЕ! На Портале доступна регистрация только для клиентов компании. Точки продажи подключаются в личном кабинете клиента после регистрации.

Для регистрации на Портале необходимо на главной странице нажать кнопку «зарегистрироваться», кнопка изображена на рисунке 3.1.2. При нажатии на кнопку откроется страница регистрации.

Рисунок 3.1.2 — Страница регистрации

Первоначально требуется ввести ИНН и КПП организации и указать вид партнёрства, затем установить флаг в поле «покупатель», как показано на рисунке 3.1.3.

Рисунок 3.1.3 — Установка вида партнёрства

Если клиент с введенными ИНН и КПП найден в системе Компании, отобразится поле для ввода защитного кода. Пример отображения кода показан на рисунке 3.1.4.

Если клиент в системе не найден, возникнет ошибка.

Рисунок 3.1.4 — Отображение поля для ввода защитного кода

Необходимо ввести текст с картинки, после чего загрузятся данные по организации: наименование и юридический адрес.

Далее необходимо указать:

-     контактное лицо организации – указывается ФИО пользователя контрагента, который будет работать под учетной записью клиента;

-     контактный номер телефона;

-     добавочный номер телефона (при наличии);

-     адрес электронной почты (e-mail) — будет использоваться для авторизации в системе. На указанный адрес электронной почты будет направлено письмо для подтверждения регистрации;

-     пароль и его подтверждение. Пароль должен состоять не менее чем из 8 символов. Рекомендовано использовать для пароля сочетание буквенных и цифровых символов, чередование разных регистров (маленькие и заглавные буквы). После подтверждения регистрации пароль можно изменить в личном кабинете;

-     ознакомиться с пользовательским соглашением и установить флаг об ознакомлении и согласии с ним;

-     ввести текст с картинки.

После ввода всех данных необходимо нажать «Зарегистрироваться», как показано на рисунке 3.1.5.

Рисунок 3.1.5 — Кнопка регистрации

В результате будет выведено информационное сообщение, пример которого можно увидеть на рисунке 3.1.6.

Рисунок 3.1.6 — Пример информационного сообщения после успешной регистрации

В течении 5 минут на указанный адрес электронной почты будет направлено письмо с ссылкой для подтверждения почтового адреса. Необходимо перейти к подтверждению регистрации.

3.2              Подтверждение регистрации

Для подтверждения регистрации на портале необходимо пройти по ссылке из письма, направленного на указанную при регистрации электронную почту. Пример письма приведён на рисунке 3.2.1.

Рисунок 3.2.1 — Письмо с подтверждением регистрации нового пользователя

ВНИМАНИЕ! Если Вы не видите в почтовом ящике письмо от портала – проверьте папку «спам».

Необходимо перейти по указанной в письме ссылке, после чего откроется личный кабинет, но без доступа к функциональным блокам, как показано на рисунке 3.2.2.

Рисунок 3.2.2 — Личный кабинет без доступа к функциональным блокам

Доступ к функциональным возможностям будет открыт после модерации учетной записи администратором портала. Максимальный срок модерации составляет 1 рабочий день. В случае её успешного прохождения, на электронную почту будет отправлено информационное письмо, пример которого приведён на рисунке 3.2.3.

Рисунок 3.2.3 — Информационное письмо об успешной регистрации на портале

Необходимо перейти по указанной ссылке, после чего откроется личный кабинет с доступом к функциональным блокам. Пример личного кабинета показан на рисунке 3.2.4.

Рисунок 3.2.4 — Личный кабинет с доступом к функциональным блокам.

Регистрация завершена.

3.3              Авторизация

Для авторизации на Портале необходимо в Интернет-браузере перейти по ссылке https://client.bsspharm.ru/ — по умолчанию будет отображена страница авторизации в личном кабинете, показанная на рисунке 3.3.1.

Рисунок 3.3.1 — Страница авторизации в личном кабинете

Необходимо ввести ИНН, адрес электронной почты, по которому осуществлялась регистрация клиента, и пароль, нажать «Вход».

3.4              Выход из учетной записи

Для завершения сеанса работы в личном кабинете или смены пользователя необходимо нажать «Выйти из профиля» в главном меню личного кабинета, как показано на рисунке 3.4.1.

Рисунок 3.4.1 — Завершение сеанса работы в личном кабинете

Сеанс работы завершен.

3.5              Восстановление пароля

В случаях, когда пароль доступа в личный кабинет был забыт или утерян – его можно восстановить. Для этого на странице авторизации в личном кабинете (https://client.bsspharm.ru/) необходимо нажать «Восстановить пароль», как видно из рисунка 3.5.1.

Рисунок 3.5.1 — Запрос восстановления пароля

Необходимо ввести адрес электронной почты, по которому осуществляется доступ в личный кабинет и символы с картинки, нажать «восстановить пароль», как показано на рисунке 3.5.2.

Рисунок 3.5.2 — Ввод данных для восстановления пароля

Если учетная запись по указанной электронной почте существует, будет отображено информационное сообщение, показанное на рисунке 3.5.3.

Рисунок 3.5.3 — Информационное сообщение

На электронную почту будет отправлено письмо со ссылкой для восстановления доступа к личному кабинету. Пример письма приведён на рисунке 3.5.4.

Рисунок 3.5.4 — Письмо со ссылкой для восстановления доступа к личному кабинету

Необходимо перейти по ссылке, ввести новый пароль и его подтверждение, затем нажать «Изменить пароль», как показано на рисунке 3.5.5.

Рисунок 3.5.5 — Ввод данных для изменения пароля

При нажатии на «Изменить пароль» — будет сохранен новый введенный пароль, отобразится информационное сообщение, пример которого можно увидеть на рисунке 3.5.6.

Рисунок 3.5.6 — Информационное сообщение об успешной смене пароля

На ранее указанную электронную почту будет направлено письмо о смене пароля. Пример письма приведён на рисунке 3.5.7.

Рисунок 3.5.7 — Пример письма-уведомления об успешной смене пароля

4        Мой профиль – Мои данные

На рисунке 4.1 показан пример страницы «Мой профиль – Мои данные», которая отображает данные учетной записи текущего пользователя и позволяет вносить изменения в них. Для редактирования доступны поля:

-     контактное лицо;

-     контактный телефон;

-     e-mail (разрешено изменять только для учетной записи клиента);

-     добавочный номер;

-     пароль (новый пароль и подтверждение нового пароля).

 

Рисунок 4.1 — Страница «Мой профиль – Мои данные»

Для изменения данных необходимо отредактировать текущее значение в поле и нажать кнопку «Сохранить».

4.1              Изменение электронной почты клиента

В случае, если необходимо изменить ответственное лицо за учетную запись клиента – необходимо исправить контактные данные и адрес электронной почты.

На текущий адрес электронной почты будет направлено информационное письмо об удалении аккаунта. Пример письма можно увидеть на рисунке 4.1.1.

Рисунок 4.1.1 — Информационное письмо об удалении аккаунта

На новый адрес электронной почты также будет направлено уведомление о регистрации, показанное на рисунке 4.1.2.

Рисунок 4.1.2 — Уведомление о регистрации

5        Ответственные лица

Ответственное лицо – учетная запись сотрудника контрагента, который устанавливается ответственным за определенные точки продаж.

-     ответственные лица создаются только под учетной записью клиента;

-     ответственный может назначаться сразу за несколько точек;

-     у одной точки продажи может быть только один ответственный.

ВНИМАНИЕ! При авторизации под учетной записью ответственного лица отображаются данные только по тем точкам продаж, которые привязаны к данному ответственному.

Доступ к разделу «Ответственные лица» осуществляется из раздела «Мой профиль – Подключенные точки», как показано на рисунке 5.1.

Рисунок 5.1 — Доступ к разделу «Ответственные лица»

5.1              Создание ответственного

Для создания ответственного необходимо нажать на кнопку «Создать ответственного», как видно на рисунке 5.1.1.

Рисунок 5.1.1 — Раздел «Создать ответственного»

В открывшемся окне необходимо заполнить данные:

-     контактное лицо — указывается ФИО пользователя, который будет работать под учетной записью;

-     контактный номер телефона;

-     добавочный номер телефона (при наличии);

-     адрес электронной почты (e-mail), который будет использоваться для авторизации в системе. На указанный адрес электронной почты будут направлены авторизационные данные;

-     по умолчанию — флаг устанавливается, если необходимо данное ответственное лицо указывать ответственным во всех новых точках продаж по умолчанию.

После ввода всех данных необходимо нажать на кнопку «Сохранить», как показано на рисунке 5.1.2.

Рисунок 5.1.2 — Ввод данных для авторизации

ВНИМАНИЕ! Адрес электронной почты должен быть уникальным. Если по указанной почте учетная запись уже существует – возникнет ошибка, пример которой показан на рисунке 5.1.3.

Рисунок 5.1.3 — Пример ошибки, возникающей, если введённый электронный адрес не является уникальным

Если введенные данные обработаны успешно – будет выведено информационное сообщение о создании ответственного, представленное на рисунке 5.1.4.

Рисунок 5.1.4 — Сообщение при успешной обработке данных

На указанный адрес электронной почты будет направлено информационное сообщение, показанное на рисунке 5.1.5, о регистрации на портале и авторизационные данные.

Рисунок 5.1.5 — Сообщение о регистрации на портале client.bsspharm.ru

После добавления ответственного — данные учетной записи отображаются списком в разделе «Ответственные лица», как показано на рисунке 5.1.6.

Рисунок 5.1.6 — Отображение данных учётной записи в разделе «Ответственные лица»

5.2              Редактирование ответственного

Для внесения изменений в данные учетной записи ответственного лица необходимо нажать на иконку редактирования, как показано на рисунке 5.2.1.

Рисунок 5.2.1 — Иконка для редактирования учетной записи ответственного лица

В карточке ответственного допустимо редактировать:

-     ФИО контактного лица;

-     контактный и добавочный телефон;

-     точки продаж, принадлежащие ответственному.

ВНИМАНИЕ! Изменять адрес электронной почты – запрещено. Если требуется изменить электронную почту ответственного лица – необходимо создать нового пользователя, а текущего удалить.

Если от ответственного лица необходимо отвязать точки продаж – необходимо рядом с точкой в карточке пользователя нажать на иконку удаления, показанную на рисунке 5.2.2.

Рисунок 5.2.2 — Иконка удаления точки продаж от ответственного лица

Затем подтвердить выполняемое действие в соответствии с рисунком 5.2.3.

Рисунок 5.2.3 — Подтверждение отключения точки продаж

Для изменения ФИО или телефонов – необходимо ввести новое значение в требуемом поле и нажать «Сохранить». Пример приведён на рисунке 5.2.4.

Рисунок 5.2.4 — Изменение данных контактного лица

5.3              Удаление ответственного

ВНИМАНИЕ! Удаление ответственного лица происходит без возможности восстановления данных. Пример удаления показан на рисунках 5.3.1-5.3.2.

Удаление ответственного осуществляется из раздела «Ответственные лица». Необходимо рядом с требуемой записью нажать на иконку удаления.

Рисунок 5.3.1 — Удаление выбранного ответственного лица

Затем подтвердить удаление.

Рисунок 5.3.2 — Подтверждение удаление ответственного лица

6        Точки продаж

6.1              Подключение точек продаж

Точка продажи – уникальный грузополучатель товара с определенным адресом доставки. Точки продаж подключаются под учетной записью клиента в разделе «Мой профиль – Подключенные точки» (рисунок 6.1.1).

Рисунок 6.1.1 — Раздел «Точки продаж»

Для подключения точки продажи необходимо нажать «Подключить точку», как изображено на рисунке 6.1.2, после чего начнется загрузка данных.

Рисунок 6.1.2 — Подключение точки продаж

Для отображения списка доступных для подключения точек необходимо нажать «галочку» в строке «Выберите точку продаж», как показано на рисунке 6.1.3.

Рисунок 6.1.3 — Выбор необходимой точки продаж

Далее необходимо выбрать точки для подключения, как показано на рисунке 6.1.4.

Рисунок 6.1.4 — Выбор точек для подключения

ВНИМАНИЕ! При выборе точек продаж для подключения к порталу – автоматически для каждой точки указывается ответственное лицо, у которого установлен признак «по умолчанию». Ответственное лицо за точку продажи можно изменить или создать нового пользователя, как показано на рисунках 6.1.5-6.1.6.

Рисунок 6.1.5 — Изменение ответственного лица

Рисунок 6.1.6 — Создание нового ответственного лица

Для удобства подключения точек доступен выбор региона, который можно выбрать из выпадающего списка, как показано на рисунке 6.1.7.

Рисунок 6.1.7 — Выбор региона для подключения точки продаж

При выборе региона из списка доступных для подключения точек отображаются только точки, территориально расположенные в указанном регионе, как видно на рисунке 6.1.8.

Рисунок 6.1.8 — Выбор точки продаж из доступных в указанном регионе

ВНИМАНИЕ! Если точка продажи, которую необходимо подключить к порталу не отображается в списке доступных – необходимо направить обращение менеджеру Компании.

Для подключения к личному кабинету сразу всех точек продаж необходимо выбрать опцию «Подключить все точки» и нажать «Продолжить». К личному кабинету будут подключены сразу все точки продаж.

 

6.2              Активность точек продаж

Все подключенные к порталу точки отображаются в разделе «Точки продаж» (рисунок 6.2.1).

Рисунок 6.2.1 — Раздел «Точки продаж»

Подключенные точки продаж имеют статус «активности» , показанные на рисунке 6.2.2:

-     активные точки продаж – точки, по которым доступно оформление онлайн-заказов;

-     неактивные точки – точки, на которые оформить онлайн-заказ нельзя.

Данные точки не отображаются под профилем ответственных лиц.

-     признак «активности» точки отображается в общем списке:

-     точки, у которых иконка горит розовым цветом – активные точки;

-     точки, у которых иконка серая и тусклая – неактивные точки.

Рисунок 6.2.2 — Отображение активных и неактивных точек продаж

При нажатии на иконку статус активности изменяется.

Если необходимо изменить статус активности сразу у множества точек – необходимо нажать кнопку  выбора. В следствии чего отметятся все точки списка. Если требуется, необходимо снять «флаг»  для точек, изменять статус которых не нужно, затем нажать на кнопку ВКЛЮЧИТЬ / ОТКЛЮЧИТЬ. Пример можно увидеть на рисунке 6.2.3.

Рисунок 6.2.3 — Изменение статуса активности у множества точек

6.3              Настройка списка точек продаж

Отображение списка точек продаж можно настроить по наименованию, адресу или ответственному лицу. Для этого необходимо нажать на кнопку   рядом с полем, по которому требуется осуществить настройки → откроется выпадающее окно для настройки сортировки и поиска.

Сортировка списка доступна по: умолчанию (изначальные настройки портала) и по дате создания (подключения точки). Для установки сортировки списка необходимо нажать в требуемый пункт, как показано на рисунке 6.3.1.

Рисунок 6.3.1 — Выбор необходимой сортировки списка

Для поиска по наименованию / адресу / ответственному необходимо ввести текст в строку поиска, выбрать в списке точки для отображения и нажать «ОК» в соответствии с примером, приведённым на рисунке 6.3.2.

Рисунок 6.3.2 — Настройки поиска

Для сброса установленных фильтров необходимо нажать «ОТМЕНА», как отражено на рисунке 6.3.3.

Рисунок 6.3.3 — Сброс установленных фильтров

6.4              Изменение ответственного за точку

Пример изменения статуса заказов показан на рисунках 6.4.1-6.4.2.

Для изменения ответственного за точку продажи необходимо нажать на кнопку редактирования  в списке точек продаж. После чего откроется детальная информация о точке продаж. В поле ответственный необходимо нажать на галку .

Рисунок 6.4.1 — Выбор ответственного за точку продажи

Отобразится список ответственных пользователей, после чего необходимо сделать выбор из списка существующих, либо создать нового пользователя.

Рисунок 6.4.2 — Отображение списка возможных ответственных пользователей и возможность создания нового ответственного

ВНИМАНИЕ! При смене ответственного автоматически изменяются поля: телефон и E - mail.

Для сохранения данных необходимо нажать «Сохранить».

7        Онлайн заказ

Онлайн заказ – функциональный блок портала, позволяющий с легкостью формировать заказ товаров и управлять им. Открывается по умолчанию при авторизации в личном кабинете.

Основными возможностями онлайн заказа являются:

-     получение актуального прайс-листа;

-     формирование заказа товаров;

-     получение информации об отказниках.

-     хранение архива заказов.

При переходе в блок «онлайн заказ» отображается архив заказов - перечень всех заказов, оформленных на точки продаж клиентов.

7.1              Статусы заказов

Описание статусов заказов и допустимые действия с заказами описаны в таблице 7.1.1.

Таблица 7.1.1 – Статусы заказов

7.2              Архив заказов

На рисунке 7.2.1 приведен пример отображения архива заказов, в котором отображаются все оформленные заказы. Серым цветом в списке выделяются «отправленные» поставщику заказы, редактирование которых более невозможно. На белом фоне отображаются заказы, которые доступны для изменения.

Рисунок 7.2.1 — Отображение списка всех оформленных заказов

Функциональные возможности

Функциональные возможные действия архива заказов описаны в таблице 7.2.1.

Таблица 7.2.1 — Функциональные возможности архива заказов

Установка фильтров

Для настройки отображения заказов по соответствующим статусам необходимо нажать на «Статус заказа», как отображено на рисунке 7.2.2.

Рисунок 7.2.2 — Выбор пункта «Выбор заказа»

Далее в списке необходимо указать, какие статусы требуется отображать и нажать «Применить» в соответствии с рисунком 7.2.3.

Рисунок 7.2.3 — Выбор статусов для отображения

Для отображения заказов, оформленных за определенный период необходимо указать «Дату заказа». Пример показан на рисунке 7.2.4.

Рисунок 7.2.4 — Ввод даты заказа

На рисунке 7.2.5 показан пример поиска конкретного заказа по его номеру. Поиск осуществляется через соответствующее поле «Номер заказа».

Рисунок 7.2.5 — Поиск заказа по введённому номеру

Для сброса установленных фильтров в архиве заказов необходимо нажать «Очистить», как показано на рисунке 7.2.6.

Рисунок 7.2.6 — Сброс установленных фильтров в архиве заказов

Для установки фильтра по заказам, оформленным на определенные точки продаж, необходимо нажать на иконку установки фильтров  у поля «Адрес доставки», затем в поле поиска указать адрес и выбрать точку/точки продаж из списка. После ввода всех параметров нажать «ОК». Пример установки фильтра показан на рисунке 7.2.7.

Рисунок 7.2.7 — Установка фильтра по заказам, оформленным на определенные точки продаж

7.3              Создание заказа

Оформление заказа доступно только на конкретную точку продажи.

ВНИМАНИЕ! Под профилем клиента оформление заказа возможно на любую из подключенных точек продаж. При авторизации на портале ответственного — оформление заказов разрешено только на доступные для данного ответственного точки.

Для создания заказа необходимо нажать «Создать заказ», как показано на рисунке 7.3.1.

Рисунок 7.3.1 — Начало создания заказа

Далее, в соответствии с рисунком 7.3.2, необходимо выбрать из списка точку продажи, на которую необходимо доставить данный заказ.

Рисунок 7.3.2 — Выбор необходимой точки продажи

ВНИМАНИЕ! Для упрощения подбора точки продажи можно установить регион. В таком случае для подбора будут доступны только точки продаж, территориально расположенные в указанном регионе.

При выборе точки из списка автоматически заполняется адрес доставки товара, как показано на рисунке 7.3.3.

Рисунок 7.3.3 — Автоматическое заполнение адреса доставки товара

Способ оплаты устанавливается «безналичные» по умолчанию, как видно на рисунке 7.3.4.

Рисунок 7.3.4 — Выбор способа оплаты

Далее необходимо нажать «Продолжить», после чего загрузится прайс-лист, показанный на рисунке 7.3.5.

Рисунок 7.3.5 — Прайс-лист

 

Настройка прайс-листа

Настройка колонок прайса

Прайс-лист состоит из колонок, перечень колонок прайса, приведённый в таблице 7.3.1, доступен для настройки отображения.

Таблица 7.3.1 — Перечень колонок прайс-листа

Для изменения отображаемых колонок прайса необходимо нажать «Настроить колонки». Пример показан на рисунке 7.3.6.

Рисунок 7.3.6 — Изменение отображаемых колонок прайса

Далее необходимо указать колонки, которые требуется отображать в прайсе, как на рисунке 7.3.7, и нажать «Применить».

Рисунок 7.3.7 — Выбор колонок для редактирования

Просмотр информации по позиции прайса

Для просмотра полной информации о позиции прайса без настройки отображения колонок необходимо нажать на «наименовании» позиции – вся информация по товару будет отображена в сплывающем окне.

Пример показан на рисунке 7.3.8.

Рисунок 7.3.8 — Отображение полной информации о позиции

Поиск товара по наименованию

Для поиска товара из прайс-листа по наименованию или коду необходимо использовать строку поиска, как на рисунке 7.3.9.

Рисунок 7.3.9 — Строка поиска товара из прайс-листа

При вводе в строку поиска, наименования товара, как показано на рисунке 7.3.10, – прайс-лист автоматически начинает отображать подходящие товары.

Рисунок 7.3.10 — Подбор позиций в заказ в соответствии с условием поиска

Для отображения полного прайса после поиска товара необходимо просто очистить строку поиска.

Настройка фильтров по прайсу

Для настройки отображения прайса по определенным параметрам товара необходимо нажать кнопку «Настроить фильтр», как на рисунке 7.3.11.

Рисунок 7.3.11 — Выбор раздела настройки фильтра

На рисунке 7.3.12 показан пример настройки фильтра по конкретным параметрам.

Внимание! Поиск номенклатуры по коду осуществляется через строку поиска.

Настройка прайса доступна по следующим параметрам:

-     по признаку жизненно необходимого и важнейшего лекарственного препарата;

-     поиск по наименованию производителя;

-     поиск по стране происхождения товара;

-     установка фильтра по периоду даты производства товара;

-     установка фильтра по периоду срока годности товара;

-     по признаку маркированного товара;

-     по ценовому диапазону;

-     необходимо задать настройки для установки фильтров и нажать «Применить».

Рисунок 7.3.12 — Установка фильтра на позиции

Прайс будет отображаться согласно указанным параметрам. Пример показан на рисунке 7.3.13.

Рисунок 7.3.13 — Отображение прайса согласно указанным параметрам

Для сброса фильтров и просмотра полного прайса необходимо нажать кнопку «Настроить фильтр», а затем «Сбросить». Пример на рисунке 7.3.14.

Рисунок 7.3.14 — Сброс параметров фильтра

Подбор позиций в заказ

Для подбора позиции из прайса в заказ необходимо указать требуемое количество в поле прайса «количество». Или воспользоваться кнопкой  для увеличения количества подобранного в заказ товара, как изображено на рисунке 7.3.15.

Рисунок 7.3.15 — Установка необходимого количества выбранного товара

Подобранный в заказ товар будет отображаться списком под прайсом, как показано на рисунке 7.3.16.

Рисунок 7.3.16 — Отображение списка выбранных товаров

Количество подобранного в заказ товара может изменять как вручную, так и с помощью кнопок  и .

Для удаления позиции из заказа необходимо нажать кнопку удаления, как показано на рисунке 7.3.17.

Рисунок 7.3.17 — Удаление позиции из заказа

При попытке подобрать в заказ количество товара больше, чем есть на остатках – будет выведено информационное сообщение, пример которого показан на рисунке 7.3.18.

Рисунок 7.3.18 — Информационное сообщение о превышении допустимого количества товара

Количество в заказе будет снижено до «остатка», как видно из рисунка 7.3.19.

Рисунок 7.3.19 — Сокращение количества товара в заказе до имеющегося в наличии

После того, как весь товар будет подобран в заказ, необходимо нажать «Продолжить».

ВНИМАНИЕ! При нажатии на «Продолжить» заказ сохраняется в статусе «черновик» и доступен для редактирования / отправки в течении 30 минут, как видно из рисунка 7.3.20.

Рисунок 7.3.20 — Сохранённый в «черновике» заказ

Проверка данных заказа

На странице «Данные заказа», пример которой показан на рисунке 7.3.21, отображается информация по оформляемому заказу.

Рисунок 7.3.21 — Страница «Данные заказа»

Для печати информации по заказу необходимо нажать «Распечатать» (рисунок 7.3.22).

Рисунок 7.3.22— Отправка выбранного заказа на печать

В режиме просмотра данных заказа доступна только функция удаления номенклатуры из списка подобранных товаров по кнопке .

Если необходимо изменить количество товара в заказе – нажать кнопку «Добавить позиции» (см. рис. 7.3.23), после чего отобразится прайс-лист.

Рисунок 7.3.23 — Добавление позиций в заказ

Для указания комментария к заказу необходимо использовать текстовое поле ввода, показанное на рисунке 7.3.24.

Рисунок 7.3.24 — Текстовое поле для ввода комментария к заказу

Для сохранения данных заказа необходимо нажать «Сохранить», после чего заказ будет сохранен в статусе «Черновик», в соответствии с рисунком 7.3.25.

Рисунок 7.3.25 — Сохранение данных в заказе

Заказ будет отображаться в архиве заказов, его можно отредактировать и отправить в течении 30 минут, как изображено на рисунке 7.3.26.

Рисунок 7.3.26 — Отображение заказа в архиве

7.4              Отправка заказа поставщику

Отправка заказа поставщику доступна при оформлении заказа со страницы «Данные заказа» по кнопке «Оформить» или из архива заказов по кнопке «Отправить заказ». Пример показан на рисунках 7.4.1-7.4.3.

ВНИМАНИЕ! Отправка заказа поставщику доступна только для заказов в статусе «черновик».

Рисунок 7.4.1 — Страница «Данные заказа»

Рисунок 7.4.2 — Выбор заказа для отправки из списка

Для отправки нескольких заказов необходимо выбрать заказы в списке и нажать на кнопку «Отправить заказ».

Рисунок 7.4.3 — Выбор нескольких заказов для отправки

При нажатии на кнопку «Оформить» или «Отправить заказ» выходит диалоговое окно для подтверждения отправки заказа поставщику (рисунок 7.4.4).

Рисунок 7.4.4 — Запрос подтверждения отправки заказа поставщику

Если действительно необходимо отправить заказ, следует нажать «Оформить». Будет выведено информационное сообщение об отправке заказа поставщику (рисунок 7.4.5).

Рисунок 7.4.5 — Информационное сообщение об отправке заказа

7.5              Удаление заказа

ВНИМАНИЕ! Отправленные поставщику заказы удалять запрещено. Для удаления доступны только заказы в статусе «Черновик».

Функция удаления заказов доступна из архива.

Для удаления одного определенного заказа необходимо нажать на кнопку удалить в строке с заказом (рисунок 7.5.1).

Рисунок 7.5.1 — Выбор позиций для удаления

И подтвердить удаление (рисунок 7.5.2).

Рисунок 7.5.2 — Подтверждение удаления

Для удаления нескольких заказов из списка – необходимо выбрать заказы и нажать кнопку «Удалить» (рисунок 7.5.3).

Рисунок 7.5.3 — Удаление нескольких заказов из списка

Затем требуется подтвердить удаление заказов (рисунок 7.5.4).

Рисунок 7.5.4 — Подтверждение удаления заказа

7.6              Отказанные позиции

Если при сборке заказа поставщиком собрано количество меньше заказанного, у заказа загорается знак «Отказанные позиции» для справки, как изображено на рисунке 7.6.1.

Рисунок 7.6.1 — Отображение «отказных позиций» в заказе

При нажатии на кнопку «Отказанные позиции» отображается информация по заказу и отказанным позициям, как показано на рисунке 7.6.2.

Рисунок 7.6.2 — Отображение информации по отказным позициям в заказе

Позиции, по которым сформирован отказ выделяются красным цветом.

ВНИМАНИЕ! Данный раздел носит чисто информационный характер.

8        Накладные

Накладные – информационный блок портала (рисунок 8.1), предоставляющий информацию по оформленным между Компанией и Пользователем документам продажи (далее – накладным). Раздел используется для оформления рекламаций.

Рисунок 8.1 — Раздел накладные

Для просмотра детальных данных накладных необходимо в строке с документом нажать на знак , изображен на рисунке 8.2.  Откроется окно просмотра данных накладной (рисунок 8.3).

Рисунок 8.2 — Кнопка просмотра накладной

Рисунок 8.3 — Окно просмотра накладной

8.1              Настройка списка накладных

В разделе «Накладные» отображается полный список документов по всем активным точкам продажи. Список можно настроить по следующим параметрам:

v  Настройка отбора по периоду накладных. Для настройки необходимо заполнить параметр «Дата»: указывается период с-по (рисунок 8.1.1).

Рисунок 8.1.1 — Настройка отбора по периоду накладных

v  Сортировка списка по дате документа. Необходимо в шапке таблицы в поле «Дата» нажать на знак  ,  затем выбрать параметры сортировки (рисунок 8.1.2).

Рисунок 8.1.2 — Сортировка списка по дате документа

v  Поиск документа по номеру. Необходимо заполнить поле «номер». Поиск осуществляется по части строки (рисунок 8.1.3).

Рисунок 8.1.3 — Поиск документа по номеру

v  Настройка отбора по адресу доставки. Необходимо в шапке таблицы в поле «Адрес доставки» нажать на знак  ,  затем выбрать из списка адрес. Допустимо через поле «поиск» осуществлять поиск адреса из списка по части строки (рисунок 8.1.4).

Рисунок 8.1.4 — Настройка отбора по адресу доставки

v  Для сброса сортировки до стандартных настроек необходимо нажать «очистить» (рисунок 8.1.5).

Рисунок 8.1.5 —  Сброс установленных настроек до стандартных

8.2              Создание рекламации

Из раздела «Накладные» осуществляется создание рекламаций. Для создания рекламации на основании накладной необходимо нажать кнопку «Создать рекламацию». Кнопка доступна из окна просмотра накладной (рисунок 8.2.1) или из списка документов (рисунок 8.2.2).

Рисунок 8.2.1 — Кнопка создания рекламации из окна просмотра накладной

Рисунок 8.2.2 — Кнопка создания рекламации из списка накладных

Внимание! Создание рекламации осуществляется только на основании определенной накладной.

Создание рекламации осуществляется в 2 этапа:

1)      Выбор позиций накладной и заполнение данных.

2)      Проверка заполненных данных.

При нажатии на кнопку «Создать рекламацию» открывается окно «Оформление рекламации». Для выбора претензионных позиций и заполнения данных по ним необходимо в  строке нажать на знак  (рисунок 8.2.3).

Рисунок 8.2.3 — Выбор позиций для оформления рекламации

Для создания рекламации необходимо заполнять обязательные данные. Перечень данных приведен в таблице 8.2.1.

Таблица 8.2.1 – Поля для заполнения данных рекламации

Пример заполнения данных приведен на рисунках 8.2.4-8.2.6.

Рисунок 8.2.4 — Заполнение данных рекламации

Рисунок 8.2.5 — Заполнение данных рекламации

Рисунок 8.2.6 — Заполнение данных рекламации

Позиции, по которым заполнены данные для рекламации выделяются в списке жирным шрифтом (рисунок 8.2.7).

Рисунок 8.2.7 — Позиции к рекламации

После заполнения данных по всем позициям необходимо нажать «Продолжить». Откроется окно «Проверка данных» (рисунок 8.2.8).

Рисунок 8.2.8 — Окно «Проверка данных»

Окно «Проверка данных» предназначено для проверки данных и просмотра, какие документы рекламаций будут созданы.

Внимание! Позиции группируются по уникальным связкам категории и причины рекламации. На каждую связку будет создан отдельный документ рекламации. Комментарий заполняется для каждого документа рекламации (поле не обязательное).

Для возврата к редактированию данных необходимо нажать «Назад».

Для отправки рекламаций поставщику – необходимо нажать «Отправить», затем в диалоговом окне подтвердить действие.

Для сохранений заполненных данных для дальнейшего продолжения оформления рекламации необходимо нажать «Сохранить черновик».

Созданные рекламации будут отображаться в разделе «Рекламации».

9        Рекламации

Правила оформления рекламаций на портале:

v    Рекламации оформляются только на основании накладных, которые отображаются в личном кабинете в разделе «Накладные».

v    На основании одной накладной допустимо оформлять несколько рекламаций.

v    Рекламации при оформлении разделяются по категориям и причинам: для каждой претензионной позиции обязательно указываются категория и причина рекламации. Далее на каждую уникальную связку категории с причиной создается отдельный документ. (То есть, если по одной товарной накладной один товар оформляется как «недовоз», а другой как «брак» -  в результате будет оформлено 2 разных документа рекламаций.). Перечень примеров использования типов и причин претензий приведен в таблице 9.1.

Таблица 9.1.  – Использование типов и причин претензий:

 

v    При отправке рекламации поставщику номер и дата документа не указываются. Значения появляются, когда Компания зарегистрирует рекламацию.

v    У рекламаций изменяются статусы в зависимости от этапа рассмотрения обращения.

v    Компания может запросить дополнительные сведения по оформленной рекламации. В таком случае рядом с документом в списке будет гореть иконка «Уведомление».

v    Если по результатам рассмотрения в удовлетворении рекламации Компанией будет отказано, при просмотре такого документа на портале будет отображаться причина отказа.

9.1              Статусы рекламаций

Статус рекламации – отражает этап и результат рассмотрения и согласования рекламации поставщиком. Описание статусов рекламаций приведено в таблице 9.1.1.

Таблица 9.1.1 – Описание статусов рекламаций

Работа с рекламациями осуществляется в разделе «Рекламации». Для просмотра рекламации необходимо нажать на знак  рядом с требуемым документом (рисунок 9.1.1).

Рисунок 9.1.1 — Кнопка просмотра рекламации

Пример окна просмотра рекламации продемонстрирован на рисунке 9.1.2.

Рисунок 9.1.2 — Окно «Просмотр рекламации»

9.2              Настройка списка рекламаций

В разделе «Рекламации» отображается полный список документов по всем активным точкам продажи. Список можно настроить по следующим параметрам:

v    Настройка отбора по периоду рекламаций. Для настройки необходимо заполнить параметр «Дата»: указывается период с-по (рисунок 9.2.1).

Рисунок 9.2.1 — Настройка отбора по периоду рекламаций

v    Поиск документа по номеру. Необходимо заполнить поле «номер». Поиск осуществляется по части строки (рисунок 9.2.2).

Рисунок 9.2.2 — Настройка отбора по периоду рекламаций

v    Сортировка списка по дате документа. Необходимо в шапке таблицы в поле «Дата» нажать на знак  ,  затем выбрать параметры сортировки (рисунок 9.2.3).

Рисунок 9.2.3 — Сортировка списка по дате документа

v    Настройка отбора по категории рекламации. Необходимо в шапке таблицы в поле «Категория» нажать на знак  ,  затем выбрать требуемые значения из списка (рисунок 9.2.4).

Рисунок 9.2.4 — Настройка отбора по категории рекламации

v    Настройка отбора рекламаций по номеру накладной. Необходимо в шапке таблицы в поле «Накладная» нажать на знак  ,  затем выбрать требуемые значения из списка (рисунок 9.2.5).

Рисунок 9.2.5 — Настройка отбора рекламаций по номеру накладной

v    Настройка отбора по адресу доставки накладной. Необходимо в шапке таблицы в поле «Адрес доставки» нажать на знак  ,  затем выбрать из списка адрес. Допустимо через поле «поиск» осуществлять поиск адреса из списка по части строки (рисунок 9.2.6).

Рисунок 9.2.6 — Настройка отбора по адресу доставки накладной

v    Настройка отбора по статусу рассмотрения рекламации. Необходимо в шапке таблицы в поле «Адрес доставки» нажать на знак  ,  затем выбрать из списка адрес. Допустимо через поле «поиск» осуществлять поиск адреса из списка по части строки (рисунок 9.2.7).

Рисунок 9.2.7 — Настройка отбора по статусу рекламации

v    Для сброса сортировки до стандартных настроек необходимо нажать «очистить» (рисунок 9.2.8).

Рисунок 9.2.8 — Сброс установленных настроек до стандартных

9.3              Редактирование рекламации

Редактирование рекламаций возможно только до их отправки поставщику (документы в статусе «Черновик»). Рекламацию в статусе черновик можно изменить по кнопке   (рисунок 9.3.1) или удалить документ полностью по кнопке   (рисунок 9.3.2).

Рисунок 9.3.1 — Кнопка редактирования рекламации

Рисунок 9.3.2 — Кнопка удаления рекламации

Рекламации в статусе «Черновик» отражаются в списке белым цветом (рисунок 9.3.3).

Рисунок 9.3.3 — Рекламация в статусе «черновик»

При редактировании рекламации открывается окно «Оформление рекламации». Позиции накладной, которые подобраны в рекламацию выделены в списке жирным цветом (рисунок 9.3.4).

Рисунок 9.3.4 — Окно оформления/редактирования рекламации

Для отмены выбора позиции необходимо в поле «Категория» установить пустое значение (рисунок 9.3.5-9.3.6).

Рисунок 9.3.5 — Отмена подбора позиции в рекламацию

 

Рисунок 9.3.6 — Отмена подбора позиции в рекламацию

Для удаления вложенных файлов необходимо рядом с вложением нажать «удалить» (рисунок 9.3.7).

Рисунок 9.3.7 — Удаление добавленных файлов

Внимание! Рекламация в статусе «Черновик» не имеет номера, даты и категории. Данные значения присваиваются после отправки рекламации поставщику на рассмотрение.

9.4              Отправка рекламации поставщику

Отправка рекламации поставщику осуществляется из окна «Проверка данных» рекламации по кнопке «Отправить» (рисунок 9.4.1). 

Рисунок 9.4.1 — Кнопка отправки рекламации

При нажатии на кнопку «Отправить» открывается диалоговое окно подтверждения действия (рисунок 9.4.2).

Рисунок 9.4.2 — Подтверждение отправки рекламации

При подтверждении отправки отображается информационное сообщение об успешной отправке (рисунок 9.4.3).

Рисунок 9.4.3 — Информационное сообщение об отправке рекламации

При отправке рекламации поставщику на каждую категорию и причину создается отдельный документ «рекламации», статус документа изменяется на «Отправлена поставщику» (рисунок 9.4.4).

Рисунок 9.4.4 — Оформленные рекламации

Номер и дата рекламации присваиваются, когда документ зарегистрирован поставщиком и статус рекламации соответствует «На рассмотрении» (рисунок 9.4.5).

Рисунок 9.4.5 — Зарегистрированные рекламации

9.5              Уведомление по рекламации

При рассмотрении рекламации поставщик может запросить дополнительные сведения. При получении запроса от поставщика рядом с документом будет гореть иконка «Уведомление» (рисунок 9.5.1).

Рисунок 9.5.1 — Уведомление по рекламации

Для просмотра текста уведомления необходимо открыть окно просмотра рекламации (рисунок 9.5.2).

Рисунок 9.5.2 — Просмотр уведомления по рекламации

Информация об уведомлении дублируется на электронную почту, указанную в разделе «мой профиль» (рисунок 9.5.3).

 

Рисунок 9.5.3 — Информационное почтовое сообщение об уведомлении по рекламации

Для ответа на уведомление из ЛК необходимо нажать на кнопку «Ответить по e-mail». При нажатии откроется почтовик с автоматической подстановкой адреса электронной почты ответственного менеджера поставщика (рисунок 9.5.4).

Рисунок 9.5.4 — Ответ на уведомление по рекламации

Необходимо заполнить текст сообщения и направить ответ поставщику.

Убедительная просьба не вносить изменения в тему письма!

9.6              Результаты рассмотрения рекламации

По итогу рассмотрения рекламации поставщиком у документа в ЛК изменяется статус. Конечными статусами считаются «Согласовано» и «Отказано».

«Согласовано» - поставщик согласовал рекламацию (рисунок 9.6.1).

Рисунок 9.6.1— Согласованные рекламации

«Отказано» - поставщиком отказано в удовлетворении рекламации (рисунок 9.6.2).

Рисунок 9.6.2 — Отказанные рекламации

В случае, если поставщик отказал в рассмотрении рекламации, при смене статуса документа в ЛК появляется информация о причине отказа. Причина отказа отображается в окне просмотра рекламации (рисунок 9.6.3).

Рисунок 9.6.3 — Просмотр причины отказа согласования

Информация об отказе в согласовании дублируется на электронную почту, указанную ф разделе «Мой профиль» (рисунок 9.6.4).

Рисунок 9.6.4 — Информационное почтовое сообщение об отказе в согласовании рекламации

10    Настройка ярлыка на рабочем столе

Для настройки быстрого доступа к Личному кабинету с рабочего стола компьютера необходимо:

1)        Нажать правой кнопкой мыши на экране рабочего стола → Нажать «Создать» → «Ярлык» (Рисунок 10.1).

Рисунок 10.1 — Создание ярлыка на рабочем столе

Откроется окно (Рисунок 10.2):

Рисунок 10.2 — Окно создания ярлыка на рабочем столе

2)        В поле «укажите расположение объекта» вставить адрес портала контрагента БСС: https://client.bsspharm.ru/ (Рисунок 10.3).

Рисунок 10.3 — Заполнение адреса

3)        Нажать «Далее» → Ввести имя ярлыка для рабочего стола → Нажать «готово» (Рисунок 10.4).

Рисунок 10.4 — Заполнение наименования ярлыка

 

На рабочем столе отобразится ярлык (Рисунок 10.5).

Рисунок 10.5 — Ярлык на портал контрагента БСС